8 Conseils pour Réussir son Email d’Invitation [2022]

Vous préparez un événement, vous lancez un webinaire ou vous participez à un salon ? Autant d’occasions d’inviter vos contacts, clients et prospects, à se joindre à vous ! Mais vous ne savez pas quel média utiliser pour les informer ? Avez-vous pensé à l’emailing ? C’est la solution idéale pour inviter des contacts professionnels. Facile à mettre en place, efficace et personnalisable. Tour d’horizon des points clés à suivre pour réussir votre email d’invitation.

8 points clés pour réussir son email d’invitation

Réussir à coup sûr un email d’invitation n’est pas aussi simple que ce que l’on pourrait penser. Mais en suivant ces 8 points clés, cela deviendra un vrai jeu d’enfants… et vous augmenterez vos taux d’ouverture !

# 1 – Bien préparer votre liste de contacts

Prenez le temps de regrouper toutes les infos sur vos contacts, rassemblez les cartes de visite et autres documents que vous avez. Préparez un tableau où vous indiquerez un maximum d’éléments : nom, prénom, société, adresse mail, téléphone, etc.

# 2 – Personnaliser votre email avec le nom du destinataire

Il est toujours plus agréable de recevoir un emailing qui vous est directement adressé ! Alors, intégrez ce point dès le début de votre projet. En personnalisant votre emailing d’invitation avec le prénom et/ou le nom de votre destinataire, vous augmentez vos chances d’être lu.

# 3 – Humaniser votre emailing

En précisant le nom et le mail de l’expéditeur (le responsable de l’événement ou la personne présente sur le salon par exemple), vous allez humaniser votre emailing. Vos destinataires apprécieront cette attention et saurons à qui s’adresser, au besoin.

# 4 – Préciser l’objet de votre email d’invitation

C’est le premier élément que l’on voit quand on reçoit un emailing. Soyez précis sur l’objet : si c’est un événement, vous pouvez écrire « save the date », si c’est un webinaire, mentionnez « inscrivez-vous ». Vous allez ainsi faciliter la compréhension dès le premier coup d’oeil, et améliorez vos taux d’ouverture.

# 5 – Soigner la forme de votre emailing d’invitation

Quand on parle de forme, on entend le corps du message. Les informations essentielles doivent être placées en haut (dans ce que l’on appelle le header). Pensez à insérer des visuels et à éviter les gros pavés de texte. En travaillant la forme de votre mail de façon plus claire et plus attrayante, vos destinataires auront ainsi plus envie de lire votre email d’invitation.

# 6 – Donner toutes les infos

Dans un emailing, il ne faut rien oublier : la date, les horaires, le lieu et le nom de l’événement, le programme et les intervenants. Mais aussi le nombre de places disponibles, ce point va encourager vos destinataires à ne pas tarder à s’inscrire. Et bien entendu, un call-to-action pour faciliter l’inscription.

# 7 – Préparer une landing page

Une landing page va vous permettre de récupérer des informations sur les personnes qui s’inscrivent. Elle doit bien évidemment proposer un formulaire d’inscription. Mais elle peut aussi donner des détails sur le programme, mettre en avant des témoignages clients, etc.

# 8 – Automatiser les relances

Pour bien réussir votre email d’invitation, tout est une question de timing. Vous pouvez par exemple envoyer le premier email 3 semaines avant l’événement, le second email, une semaine avant, puis préparer un compte à rebours 3 jours avant. Pour un webinaire, n’hésitez pas à utiliser la vidéo. Et surtout, pensez à automatiser ces différentes actions pour gagner du temps !

Pour vous aider dans vos relances, pensez au marketing automation ! Cette technique vous permettra notamment de mettre en place l’envoi automatique des emails d’invitation et de relance à partir de scénarios basés sur l’analyse de données réelles de vos leads et prospects. Mais les possibilités qu’offrent le marketing automation sont bien plus nombreuses : segmentation de bases de données, lead scoring, lead nurturing, etc. Pensez-y ! Cela pourra devenir l’un de vos meilleurs alliés.